Het gaat om de mens en de verandering
01/11/2011
Door Emiel
Vorige week was ik te gast bij een seminar van KB&P, een business partner. Het seminar ging over Sharepoint en EnterpriseSocialMedia. Hugo Leijtens van Nexocial liet zijn product WeConnect zien, een platform dat Sharepoint makkelijker in gebruik maakt en meer ‘social’ zoals dat heet.
Veel organisaties hebben flink geïnvesteerd in Sharepoint en zien dat het gebruik zeer matig is. WeConnect is een mooie tool die voor weinig geld als schil op Sharepoint (zowel de oude als de nieuwe versies) een gebruiksvriendelijke en intuitief werkende interface biedt.
Wat mij opviel in de vragen die vanuit de zaal werden gesteld, is dat deze vrijwel niet over de tool gingen. De vragen hadden nagenoeg allemaal betrekking op de organisatorische implementatie. “Hoe houd je grip op informatie en bestanden als iedereen het met elkaar kan delen?”, “Wat is correcte informatie en wat niet?”, “Wat als medewerkers onwenselijke uitlatingen doen?”, “Hoe creëer je een cultuurverandering?”, “Wat als het topmanagement die het uiteindelijk moet ondersteunen zelf digibeet is?”
Wat mij betreft zijn dat ook de juiste vragen. De moeilijkheid zit uiteindelijk niet in de tool. Deze moet weliswaar laagdrempelig, eenvoudig en doeltreffend zijn (WeConnect is daarin al sterker dan Sharepoint). De echte uitdaging zit in het bereiken van de verandering in de mindset en het gedrag van medewerkers. Het doorbreken van ingesleten patronen, het bespreken van risico’s, het met elkaar verzinnen van slimme oplossingen. Op een andere manier omgaan met kennis en samenwerken.
Wat dat betreft is er nog een hoop te doen. Ik krijg er zin in!
Drijfveren voor sociale participatie
05/10/2011
Door Emiel
Afgelopen maandag was ik op een bijeenkomst van Winkwaves, die hun platform voor samenwerken en kennisdelen (‘het kenniscafé’) bespraken aan de hand van een praktijkvoorbeeld. Daarnaast werden resultaten van een onderzoek gepresenteerd dat is uitgevoerd door studenten van de VU en UvA. In dat onderzoek is gekeken naar de werkelijke participatie van gebruikers van het platform en zijn ook de drijfveren van die gebruikers onderzocht.
Het blijkt dat de drie belangrijkste drijfveren voor mensen om mee te doen in een virtuele community bestaan uit (vrij vertaald):
- De bevestiging dat jouw bijdrage ertoe doet. Mensen hebben het gevoel dat ze worden gehoord en dat ze daadwerkelijk hun mening en ideeën kwijt kunnen. Dat betekent dat het voor gebruikers van belang is dat er voldoende interactie is (reacties op berichten)
- Het gevoel van verbondenheid. Door het gebruik van een virtueel platform krijgen mensen het gevoel verbonden te zijn, meer nog dan het delen van dezelfde ruimte of het enkele feit binnen dezelfde afdeling te behoren
- Het gevoel de ruimte te krijgen. Er is een kanaal om je creativiteit kwijt te kunnen. Om zaken te delen die je leuk of belangrijk vindt, maar anders niet had gedeeld omdat er geen ‘podium’ voor was.
Bovenstaande bevestigt voor mij dat als je een abstract organisatieconcept als ‘kennismanagement’ wil laten leven, je zult moeten beginnen met de focus op de mensen. Wat drijft hen? Waar krijgen zij energie van? Vanuit dat punt kun je de sociale interactie zo organiseren dat de organisatie als geheel kan profiteren.
Subsidie voor sociale innovatie!
03/10/2011
Door Emiel
Vanaf vandaag kunnen bedrijven Europese subsidie aanvragen voor sociale innovatie. Deze subsidie is bedoeld voor het inhuren van een externe adviseur die projecten uitvoert om bedrijfsprocessen te verbeteren of de duurzame inzetbaarheid te vergroten.
Ook vanuit Europa wordt gelukkig het nut gezien om het bedrijfsleven verder te ontwikkelen en te versterken om zo de concurrentiepositie van Europa binnen de wereldeconomie te verstevigen.
Dus managers: pak deze kans om zonder grote investeringen en risico’s aan de slag te gaan met verbeteringen op de werkvloer!
Efficiency en veerkracht
28/09/2011
Door Emiel
Afgelopen vrijdag een inspirerende dag gehad op het PLUK Innovatie Festival dat in het teken stond van sociale innovatie. Een van de sprekers was Sander Tideman die een mooi model heeft ontwikkeld voor duurzame ontwikkeling van de economie.
Vrij vertaald stelt hij daarin dat elk succesvol organisme naast een bepaalde mate van efficiency ook voldoende aandacht heeft voor het opbouwen van veerkracht (bijvoorbeeld slapen of uitrusten). Dat principe kun je ook betrekken op de economie of op organisaties. Dan zie je dat daar de balans is doorgeslagen naar efficiency en dat daardoor het systeem op den duur vastloopt. Er is dus meer aandacht nodig voor de andere kant, de veerkracht.
Die veerkracht zit bij mensen en organisaties onder andere in een net van (sociale) relaties in de omgeving waardoor het mogelijk is om uit te puffen, nieuwe dingen te proberen of even gek te doen. Dat betekent voor organisaties dus dat ze bewust moeten stimuleren en faciliteren dat medewerkers structureel ruimte krijgen voor rust, creativiteit en sociale interactie. Vaak al op korte, maar zeker ook op de langere termijn komt dit de productiviteit ten goede.
Het idee dat we op het werk continu de focus moeten hebben op efficiency en dat we thuis geheel in het teken kunnen laten staan van ontspanning (pantoffels en krant) is steeds meer achterhaald. Tijd dus voor sociale innovatie op de werkvloer!
De business case van Kennismanagement
09/09/2011
Door Emiel
Het blijft altijd een boeiende discussie: wat zijn de opbrengsten van kennismanagement en hoe kunnen we die meten? Een relevante vraag voor managers die moeten kiezen tussen verschillende projectaanvragen en hun budgetten moeten verantwoorden. Toch is die vraag vaak niet eenvoudig te beantwoorden en is het meestal moeilijk meetbaar.
Vergelijk het met de business case voor e-mail. Iedereen voelt aan dat de komst van e-mail grote invloed heeft gehad op de productiviteit en efficiëntie binnen organisaties. Toch zijn de vragen: ‘hoeveel dan precies?’, en: ‘kun je dat aantonen?’, niet zo makkelijk te beantwoorden.
Bij het beoordelen van de opbrengsten van tools voor virtueel samenwerken (bijvoorbeeld Sharepoint) komt dezelfde uitdaging om de hoek kijken. Het antwoord hangt af van hetgeen de organisatie beoogt. Veel voorkomende doelen zijn bijvoorbeeld:
- Borgen van kennis van oudere medewerkers die binnenkort met pensioen gaan
- Verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening, door altijd snel de juiste kennis in te kunnen zetten
- Verbeteren van de productiviteit en efficiëntie van medewerkers
- Aantrekkelijk blijven op de arbeidsmarkt voor jongere werknemers, de gewend zijn anders te werken
Om een goede businesscase te maken is wel even werk nodig. Vanuit de doelstellingen moeten meetbare eenheden worden afgeleid en vervolgens in de praktijk geoperationaliseerd. In de hectiek van het opstellen van de jaarplannen is daar vaak onvoldoende tijd voor.
Als het uitwerken van een echte business case te veel werk is, denk dan eens na over de volgende stelling: ‘met een goed uitgevoerd kennismanagement project is een reductie van 5% op het totale personeelsbestand makkelijk haalbaar’. Reken dat maar eens uit en je komt er achter dat de investering in kennismanagement eigenlijk altijd loont!
Emiel
Het nieuwe organiseren
02/09/2011
Door Emiel
Het is een modewoord geworden: ‘het nieuwe werken’. Volgens mij gaat het niet alleen om de wens van veel medewerkers om flexibeler te kunnen werken. Net zo belangrijk is dat organisaties profiteren van de verbeterde kennisborging en –ontsluiting.
We zijn doorgeschoten in het gebruik van e-mail. Velen van ons worden dagelijks bedolven onder een stroom van e-mail. Dat kan slimmer. Maak gebruik van overzichtelijke platforms voor communicatie en samenwerken. Dat noem ik ‘het nieuwe organiseren’ van je werk. Lees ook mijn bijdrage in een boek dat hier eerder over is verschenen.
De 
Tegenwoordig lijkt onze arbeidsproductiviteit te worden gemeten in het aantal e-mails dat we aan elkaar versturen. Veel mensen raken het overzicht kwijt en beginnen behoefte te krijgen aan een leukere, efficiëntere en 